Комплексное ИТ-управление торговыми объектами. Опыт розничной сети «Родная сторона»

СООО «НТС» (правообладатель торгового знака «Родная сторона») — одна из крупнейших белорусских компаний, осуществляющих развитие ритейл-технологий в Республике Беларусь, объявила о результатах внедрения системы для анализа информации о продажах и запасах на базе платформы QlikView.

Разработка и внедрение платформы позволило «НТС» сформировать единое представление о происходящих в торговой сети (а это более 90 торговых точек по всей Беларуси) процессах и получить гибкий инструмент для оперативного контроля запасов и продаж в каждом из объектов сети.

Благодаря новому решению специалисты отдела аналитики получили возможность не только оперативно отслеживать динамику и рентабельность продаж, ассортимент остатков на складе, совокупный маржинальный доход, но и проводить полноценный анализ продаж в оперативном режиме. «Какой продукт пользуется наибольшей популярностью? Какая товарная позиция приносит наибольшую прибыль? Как отличаются потребительские вкусы в регионах Беларуси?», — благодаря QlikView специалисты «НТС» получили развернутые ответы на эти и другие вопросы.

Заместитель генерального директора по развитию информационных технологий СООО «НТС» Елена Оборотова и Павел Кульговеня, начальник отдела аналитики, рассказали о том, как проходило внедрение системы, а также о том, каких результатов добилась компания благодаря проекту.

ИТ Бел: Сегодня торговая сеть НТС считается одним из лидеров белорусского ритейла, если говорить о внедренных информационных технологиях. Как к этому пришла ваша компания?

Е.О.: Сегодня в Беларуси сфера ритейла — это одна из самых активно развивающихся отраслей. Конечно, для поддержки быстро растущего бизнеса необходима хорошая техническая поддержка.

Передо мной, как руководителем, стояла задача построить такую ИТ-инфраструктуру, которая помогала бы компании быстро расти. Сегодня ИТ-системы позволяют нам быстро и безболезненно открывать новые торговые объекты по всей республике. Все системы работают в штатном режиме, независимо от региона и удаленности, а также от размера торгового объекта. Как только открывается новый объект, бизнес получает всю информацию о нем, о продажах, о запасах уже на следующее утро. ИТ-системы НТС позволяют масштабировать ИТ-инфраструктуру быстро и качественно.

Мы не изобретаем велосипед, не выдумываем новых сервисов или программных продуктов, мы адаптируем лучшие европейские практики в белорусском ритейле. Я считаю, что нам это удалось. Можно привести пример: в течение всего 1 недели в декабре 2013 года мы открыли 4 новых торговых объекта в Гродно, Минске, Витебске. Все ИТ-системы сработали четко и без сбоев. В течение недели бизнес мог увидеть результаты работы этих торговых объектов. Используемые технологии помогли НТС выйти на одно из первых мест в белорусском ритейле и прочно там обосноваться.

ИТ Бел: Недавно были завершены финальные работы по внедрению системы для анализа информации о продажах и запасах на базе платформы QlikView. Каковы были предпосылки для старта проекта?

П.К.: Когда торговая сеть стала интенсивно развиваться, стало понятно, что старые системы перестали отвечать текущим потребностям бизнеса, а без качественной аналитики развитие сети практически невозможно. Старые системы бизнес-аналитики были уже не так гибки. Они отлично справлялись со стандартными отчетами. Но в связи с ростом компании у руководителей появилась потребность в других отчетах, которые показывали бы полную картину всех процессов, происходящих в сети. Группе аналитики приходилось брать данные из 5-6 учетных систем и обрабатывать их в Excel и Access. Все понимали, что точность таких отчетов и оперативность их создания была очень низкой. Никого не удивляло, если на разработку отчета могла уйти целая неделя. Требовалась более гибкая и прогрессивная система бизнес-аналитики. Можно сказать, что отдел аналитики стал инициатором проекта.

ИТ Бел: Почему компанией НТС среди других вариантов была выбрана именно эта платформа?

Е.О.: При построении ИТ-ландшафта очень важно, чтобы ИТ-решение соответствовало самой компании и требованиям бизнеса с точки зрения масштабируемости. Компании была необходима система, которая позволяла бы перерабатывать огромные массивы информации. Да, выбор на рынке аналитического ПО был большим, но, с точки зрения внедрения, это ПО достаточно тяжеловесно. Системы бизнес-аналитики предполагают серьезные долговременные проекты с проработкой хранилищ данных, и только уже на последующих этапах — непосредственно построение системы аналитической отчетности.

Платформа QlikView позволяет быстро получить результат — готовую аналитическую отчетность без затрат на построение хранилища данных. Это достаточно простое решение, которое легко и быстро разворачивается.

Основными критериями при выборе решения стало соотношение цены, времени внедрения и качества. QlikView подходил по всем этим параметрам. Кроме того, QlikView выигрывал по стоимости владения.

ИТ Бел: Расскажите, как реализовывался проект.

Е.О.: В первую очередь задумывались о команде интегратора/подрядчике и о построении своей команды, которая в дальнейшем будет развивать продукт. Эти этапы шли в параллели.

Изначально проект несколько буксовал. Мы решили изменить подход к организации проекта и выбрали компанию Атлантконсалт. Эта компания предлагала не просто «коробочное» решение, а уникальную систему, разработанную и настроенную под нашу торговую сеть. Кроме того, у Атлантконсалт уже был опыт работы с интеграцией систем QlikView и SAP.

Поэтапно был расписан план по разворачиванию продукта на два года в зависимости от требований бизнеса.

Что порадовало меня как ИТ-руководителя, так это то, что проект был выполнен точно в срок и в рамках запланированного бюджета.

ИТ Бел: Какие сложности были во время реализации?

Е.О.: Исходя из моего опыта ведения проектов, я могу констатировать, что проект прошел очень легко.

Единственная и небольшая сложность, которая возникла, — это человеческий фактор со стороны пользователей.

Можно внедрить очень хорошую инновационную систему, но при этом бизнес-пользователь не начнет в ней работать. Иногда требуются дополнительные знания и навыки. В проекте так и было. Но QlikView настолько гибок и мобилен с точки зрения настроек и user friendly, что, осознав все возможности, наши пользователи «втянулись». И тут возникла следующая проблема: как немного притормозить полет фантазии пользователей, чтобы не получить очень тяжелые, перегруженные информацией отчеты.

Наверное, это единственная проблема, с которой мы столкнулись в ходе реализации проекта: сначала уговорить, а потом не дать заблудиться в собственном космосе.

На данный момент все старые программы для построения отчетности уже отключены. Это позволило отключить несколько подсистем и значительно сократить нагрузку на хранилище данных. Было ликвидировано как минимум 3-х кратное копирование данных (все это требовалось для разных видов отчетов). Для ИТ-инфраструктуры компании — это один из результатов, достигнутых в рамках проекта.

ИТ Бел: Когда бизнес-пользователь смог самостоятельно использовать систему QlikView?

Е.О.: В октябре 2012 года внутренней группой НТС был запущен проект по анализу чеков. В это же время стартовал проект по продажам и запасам, который внедряла компания Атлантконсалт. И уже в январе 2013 года группой бизнес-аналитики был получен первый отчет. Отмечу, что этот результат был получен исходя из специфических требований НТС. То есть не просто развернуто коробочное решение для ритейла, а система была построена таким образом, что мы могли получить именно нужную нам аналитику.

Некоторые поставщики предлагают узкий подход к обработке данных, когда готов определенный шаблон, его подключают к источнику данных и получают красивую картинку за 1-2 месяца. Мы не шли по такому пути. Нас интересовала более глубокая картина. И с Атлантконсалт за 3 месяца мы получили такую картину.

П.К.: Через 3 месяца стало видно, что система работает именно так, как нам нужно, и учитывает всю специфику крупной торговой сети. В течение года мы вместе с командой Атлантконсалт работали над доработкой и отладкой системы. При этом используя возможности QlikView на 100%, не возвращаясь к старым аналитическим программам.

ИТ Бел: Можно ли сейчас говорить о результатах внедрения системы для анализа информации о продажах и запасах?

Е.О.: Для меня, как ИТ-руководителя, самым важным результатом является то, что сократились затраты на содержание подсистем аналитической отчетности: в 3 раза сократились объемы копируемых данных по товародвижению из системы в систему (для создания различных типов отчетов). Сейчас все хранится в QlikView — это очень существенное сокращение издержек. QlikView позволил сократить операционные издержки на ИТ-инфраструктуру.

Самым важным результатом для бизнес-пользователя стало сокращение времени на сбор информации из различных систем.

П.К.: Система позволила нашим бизнес-пользователям стать более самостоятельными. Сотрудники могут легко находить нужные данные и ориентироваться в показателях, самостоятельно строить удобные для них формы, вместо ожидания пока их запрос решат специалисты-аналитики. А это значит, что мы не построили мост вдоль реки, мы построили мост так, как он должен стоять. Если все начиналось с 5 пользователей отчета о продажах и запасах в QlikView, то сейчас это количество увеличилось до 50. Мы можем говорить, что система востребована в компании и ее активно используют.

После внедрения системы работа отдела аналитики изменилась коренным образом — вместо «сбора информации», мы стали заниматься анализом данных; задачи, поступающие от руководства, стали сложнее, их стало больше, но у нас появился инструмент для их решения. Раньше специалисту-аналитику отдела на создание нового отчета требовалось около недели. Сейчас создание новой формы аналитического отчета занимает всего 1 день; на сведение информации для отчета требовалось 3-4 часа, сейчас эта процедура занимает всего 1 час.

ИТ Бел: Как отразилось внедрение QlikView на принятии решений руководством?

Е.О.: Руководитель в ритейле никогда не сидит на месте, невозможно руководить огромной торговой сетью только из офиса. Основная специфика нашего бизнеса — это мобильность. Сейчас руководители получили инструмент, который позволяет видеть информацию о том, что происходит в любой точке республики, и из любой точки страны. Мобильность получения аналитической и оперативной отчетности — важный фактор для принятия решений. В любой точке Беларуси руководитель может открыть ноутбук или иное мобильное устройство и увидеть отчетность, понять, что происходит в данный момент. Раньше это было очень сложно реализовать. Руководитель не мог оперировать данными практически в режиме реального времени и оперативно принимать решения. Сейчас есть 2 инструмента, которые позволяют это делать: на месте — отчеты с высоким уровнем детализации, а когда руководитель в отъезде — вся аналитика доступна с мобильного телефона или планшета.

П.К.: В первую очередь можно говорить о повышении качества управленческих решений за счет оперативности и точности. Руководитель получил возможность гибко анализировать информацию о продажах и запасах. А чем глубже и точнее данные, тем точнее будут решения. Если раньше было сложно и затратно (с точки зрения времени) просчитать маржинальность по товару, и, как следствие, не всегда было возможно определить эффективность проведенных мероприятий и акций, то теперь это реально вплоть до данных по конкретной партии и конкретного товара.

Сейчас система развивается, под появляющиеся требования добавляются новые формы, новые отчеты. Мы можем оперативно подключать новые модули, справочники. Работаем над тем, чтобы видеть полную картину о том, что происходит во всей торговой сети: от поставки товара и до продажи нашему покупателю.

ИТ Бел: Для крупной торговой сети важно, чтобы ее покупатель получил нужный ему товар. Как внедрение системы QlikView отразилось на покупателях сети «Родная сторона»?

П.К.: Да, в конечном итоге мы работаем для того, чтобы наш покупатель был доволен. Одной из ключевых задач при внедрении системы анализа продаж и запасов QlikView было именно управление ассортиментом. Сейчас мы четко и оперативно видим, как продается товар, сколько продалось, есть ли движение товара и как изменялась его цена.

Е.О.: Сейчас специалисты централизованно и оперативно могут увидеть результаты продаж определенного продукта за предыдущий день, его запас на любом торговом объекте сети, количество на конкретной полке магазина. Соответственно, они имеют возможность быстрее принять решение о том, чтобы доставить востребованный товар в регион.

До внедрения системы бизнес-процесс от получения данных до принятия решения по поставке конкретной продукции, которая востребована на конкретном торговом объекте, был довольно длительным. Сейчас все значительно ускорилось и упростилось. Весь процесс занимает 2-3 дня. А в случае сезонных продаж — всего 1 день. То есть наш покупатель получает именно востребованный товар.

ИТ Бел